Zusammenarbeit gestalten

Aufbau von Strukturen und Prozessen, Qualitätsentwicklung, digitale Tools

In Jugendberufsagenturen kooperieren eigenständige Organisationen miteinander, um gemeinsam Dienstleistungen für junge Menschen mit Unterstützungsbedarf am Übergang Schule – Beruf anzubieten, die möglichst passgenau aufeinander abgestimmt sind. Für ein solches Angebot aus einer Hand sind kontinuierliche, intensive Abstimmungsprozesse aller Beteiligten erforderlich. Die Themenseite "Zusammenarbeit gestalten" bietet hierfür Anregungen sowie Materialien aus Praxis und der wissenschaftlichen Begleitung.

Weiterentwicklung der Zusammenarbeit
Koordination – Engagement mit Innen- und Außenwirkung
Institutionsübergreifend Zusammenarbeiten
Stimmen aus der Praxis

Grundlagen – worauf es ankommt

So unterschiedlich, wie sich die Situation in den Regionen darstellt, so unterschiedlich kann auch die Zusammenarbeit über die Rechtskreise hinweg gestaltet sein. Darum hängt die Wahl der Kommunikationswege und Abstimmungsprozesse sowie die Organisation der Zusammenarbeit maßgeblich von den beteiligten Akteuren vor Ort ab. Dennoch gibt es Abläufe und Prozesse, die sich ähneln und sich vollständig oder in Teilen von der einen auf die andere Jugendberufsagentur übertragen lassen. Folgende Aspekte können die Gestaltung und Entwicklung einer rechtskreisübergreifenden Zusammenarbeit unterstützen:

Einrichtung von Lenkungs- oder Steuerungskreisen (mit Einbezug der Leitungen und kommunalen Verantwortungsträger)
Einrichtung einer Koordinatorenstelle oder Installation der Koordination
Einrichtung gegenseitiger Hospitationen und gemeinsamer Workshops
Sicherstellung verbindlicher und regelmäßiger Sitzungen der Akteure
Strukturiertes Sitzungsmanagement
Vereinbarung und Festhalten von Kommunikations- und Abstimmungswegen
Organisation regelmäßiger Team- und Fachdienstleitertreffen
Befürwortung von Gesprächen auf "kurzem Dienstweg"

Organisation informeller Treffen der Mitarbeitenden
Stärkung der Motivation durch Feiern von Zwischenergebnissen und -erfolgen
Beteiligung an landesweiten Strukturen

Welche Maßnahmen für eine gelingende Zusammenarbeit von Bedeutung sind und wie diese konkret ausgestaltet und umgesetzt werden, kann je nach Region variieren. In einem ersten Schritt geht es zunächst immer darum, Kooperationen zu initialisieren und Strukturen für die Zusammenarbeit aufzubauen. Dabei müssen sich die Partner vor Ort zusammenfinden und Gesprächsformen etablieren. Es ist möglich, dass Entwicklungsstufen nicht so schnell wie gewünscht erreicht werden oder es gelegentlich zu Stillstand oder gar Rückschritten kommt. Der Blick in die Praxis zeigt jedoch, dass es sich lohnt, die Zusammenarbeit der Partnerinnen und Partner gemeinsam zu gestalten und kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Praxishilfe "Organisations- und Kommunikationsstrukturen schaffen"

In Jugendberufsagenturen arbeiten Akteure aus verschiedenen Institutionen mit unterschiedlichen fachlichen Hintergründen und rechtlichen Aufträgen zusammen. Daher sind Organisationsstrukturen wichtig, die eine verbindliche Kommunikation zwischen allen Beteiligten sicherstellen und damit eine gelingende Zusammenarbeit ermöglichen.

Die Praxishilfe aus der Reihe "Jugendberufsagenturen gestalten" zeigt, welche Organisations- und Kommunikationsstrukturen in Jugendberufsagenturen gemeinsam etabliert werden können und wie der Prozess der gegenseitigen Annäherung und des Vertrauensaufbaus aussehen kann.

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Weiterentwicklung der Zusammenarbeit

Praxishilfe "Die Zusammenarbeit strukturiert weiterentwickeln"

Eine Jugendberufsagentur befindet sich kontinuierlich in der Entwicklung, unabhängig davon, ob sie erst vor Kurzem gegründet wurde oder schon länger besteht. Damit diese Entwicklung gezielt gesteuert und die Qualität des Angebotes systematisch weiterentwickelt werden kann, bedarf es gemeinsamer Ziele und Strategien.

Die Praxishilfe aus der Reihe "Jugendberufsagenturen gestalten" beschreibt eine mögliche Vorgehensweise, wie Jugendberufsagenturen eine langfristige, bedarfsorientierte und informationsbasierte Strategie entwickeln und deren Umsetzung unter Einbezug aller Beteiligten planen können.

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Auf einem Tisch liegt ein großes Blatt Papier mit Planungsnotizen.

Qualitätsentwicklung in Jugendberufsagenturen

Die Adressaten der Jugendberufsagenturen, die jungen Menschen im Übergang, sind zentraler Bezugspunkt aller Aktivitäten, aber gesellschaftliche Belange wie die Sicherung des Fachkräftenachwuchses müssen in gleicher Weise berücksichtigt werden. Oliver Dick vom ism beschreibt in seinem Beitrag, wie es gelingen kann, mit Hilfe eines kontinuierlichen Qualitätsmanagements die Angebote, Strukturen und Prozesse innerhalb einer Jugendberufsagentur auf den Ausgleich dieser Interessen auszurichten.

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Zwei Männer und eine Frau sitzen gemeinsam an einem Tisch, auf dem Arbeitsunterlagen liegen. — Ohne Austausch geht es nicht: die lernende Organisation.

Jugendberufsagenturen als gelingende Form der rechtskreisübergreifenden Zusammenarbeit

Durch die Kooperation im Rahmen einer Jugendberufsagentur wird für die Beteiligten ein Prozess eingeleitet, der es ihnen ermöglicht, voneinander zu lernen und Verständnis für die Arbeitsweise der jeweils anderen zu gewinnen. Für die jungen Ratsuchenden werden dadurch die Wege in der Beratung kürzer und sie finden schneller das passende Angebot. Barbara Kiepenheuer-Drechsler vom f-bb beschreibt dies in Ihrem Gastbeitrag als voneinander Lernen, das Früchte trägt.

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Jugendberufsagentur Essen im Interview

Die Jugendberufsagentur Essen arbeitet seit 2020 als rechtskreisübergreifendes Kooperationsmodell, um junge Menschen ganzheitlich zu beraten und zu unterstützen. Christina Grodotzki, Fachliche Leitung und Teamleitung der JBA-Clearingstelle für das Jugendamt Essen, beschreibt im Interview die Entwicklung und Arbeitsweise der Jugendberufsagentur. Das Finden eines Miteinanders und die Kombination der verschiedenen Knowhows sieht sie als zentrale Gelingensfaktoren für das Ziel, die Lebensläufe junger Menschen positiv zu verändern.

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Lupe, die ein Säulendiagramm in Ampelfarben einrahmt

Das Monitoring der Jugendberufsagenturen in Sachsen-Anhalt

Mit den Richtlinien "Regionales Übergangsmanagement Sachsen-Anhalt" (RÜMSA) und REGIO AKTIV hat das Land Sachsen-Anhalt einen Rahmen für die Prozesse der Organisationsentwicklung von Jugendberufsagenturen geschaffen. Susanne Green, Melanie Baumgarten und Barbara Kiepenheuer-Drechsler vom Forschungsinstitut Betriebliche Bildung (f-bb) beschäftigen sich in ihrem Gastbeitrag damit, wie die landesweite Entwicklung der im Aufbau befindlichen Jugendberufsagenturen in Sachsen-Anhalt gemessen und abgebildet werden kann.

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Eine lachende Gruppe von Männern und Frauen stehen im Kreis und sind durch Fäden, die sie um ihre Hände gewickelt haben, miteinander verbunden

Das Selbstbewertungsverfahren für Jugendberufsagenturen

Um Jugendliche am Übergang von der Schule ins Berufsleben bestmöglich betreuen zu können, ist eine gute Zusammenarbeit zwischen den Rechtskreisen notwendig. Das Verfahren der Selbstbewertung wurde entwickelt, um Jugendberufsagenturen bei dem Prozess der qualitativen Weiterentwicklung von rechtskreisübergreifender Zusammenarbeit zu unterstützen. Der Beitrag bietet einen Überblick über den Nutzen der Selbstbewertung und führt Schritt für Schritt durch den Ablauf des Verfahrens.

Koordination – Engagement mit Innen- und Außenwirkung

Drei Menschen im angeregten Gespräch. Ein Mann und eine Frau auf einer Couch, ein Mann auf einem Stuhl mit dem Rücken zur Kamera. — Wenn es gut läuft, verhindert Koordination Reibungsverluste zwischen den Kooperationspartnern.

Keine Aufgabe für nebenbei – Koordination in Jugendberufsagenturen

Das Vorhandensein einer hauptamtlichen Koordinationsstelle bedeutet eine enorme Entlastung für die Arbeit einer Jugendberufsagentur, auch das gesamte Netzwerk profitiert davon. Die Einrichtung dieser Stellen wird im Rahmen des Förderprogramms Jugendberufsagentur plus in Rheinland-Pfalz gefördert und wissenschaftlich begleitet. Oliver Dick vom ism Mainz erläutert im Interview, welche Hinweise für eine wirksame Arbeit von Koordinatorinnen und Koordinatoren die Erfahrungen aus diesem Projekt liefern. Er schließt mit drei Wünschen an die Beteiligten, die Kommunen und Länder und den Bund.

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Karte des Bundeslandes Schleswig-Holstein — In Schleswig-Holstein gibt es eine Landesarbeitsgemeinschaft der Jugendberufsagenturen.

Zusammenschluss auf Landesebene: "Was einer nicht schafft, schaffen wir zusammen!"

In der unabhängigen Landesarbeitsgemeinschaft der Jugendberufsagenturen, der LAG JBA SH, treffen sich seit 2014 Koordinatorinnen und Koordinatoren von Jugendberufsagenturen in Schleswig-Holstein zum Erfahrungsaustausch und zur gegenseitigen Unterstützung. Alexandra Florek und Corinna Viyo, beide in der LAG aktiv, geben im Interview Einblick in die Arbeit des Gremiums, die auch der Zusammenarbeit mit der Landesregierung nutzt.

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Institutionsübergreifend Zusammenarbeiten

Vier Mitarbeitende haben auf ihren Monitoren die überaus-Plattform geöffnet.

Eine Plattform für alle

Die Jugendberufsagentur Berlin nutzt seit Jahren erfolgreich die überaus-Plattform zur Unterstützung ihrer landesweiten Zusammenarbeit. Über diese Plattform koordinieren die zwölf Berliner Standorte ihre Arbeit, tauschen Materialien aus und nutzen Funktionen wie die gemeinsame Dateiablage und Videokonferenzen. Der größte Vorteil: Alle Rechtskreise können die Plattform gleichwertig nutzen.

Zwei Frauen schauen sich gemeinsam etwas auf einen Bildschirm an.

Eine gemeinsame digitale Arbeitsumgebung

In vielen Jugendberufsagenturen können die kooperierenden Partnerinnen und Partner nicht auf gemeinsame Laufwerke und Systeme zugreifen. Die überaus-Plattform bietet hierfür eine Lösung: Sie verfügt über viele Funktionen zur Kommunikation und zum Teilen von Informationen und Dateien, die die institutionsübergreifende Zusammenarbeit in einer Jugendberufsagentur erleichtern können. Zudem ist sie kostenfrei, bundesweit verfügbar und entspricht der Datenschutzgrundverordnung.

Ein Bildschirm mit Symbolen zu Datenschutz und Vernetzung.

Rechtssicherer Datenaustausch

Der Austausch von Daten ist zentral für die rechtskreisübergreifende Zusammenarbeit, und jede Jugendberufsagentur benötigt die Möglichkeit dazu. Um einen rechtssicheren Austausch zwischen den Institutionen zu gewährleisten, gibt es verschiedene Ansätze. Eine bundesweit verfügbare Lösung bietet das IT-System YouConnect, das eine digitale Möglichkeit zum Austausch fallrelevanter Daten ermöglicht. Drei Jugendberufsagenturen berichten von ihren Erfahrungen mit dem IT-System.

Stimmen aus der Praxis

Zusammen neue Wege erarbeiten – Kurzinterview Jugendberufsagentur Ludwigshafen
Ein gemeinsames Ziel ist erforderlich – Kurzinterview Jugendberufsagentur Bielefeld
Partizipation in allen Phasen – Kurzinterview Jugendberufsservice Altenburger Land
Hauptamtliches Projektmanagement – Kurzinterview Jugendberufsagentur Görlitz

Wartebereich der Jugendberufsagentur Ludwigshafen

Zusammen neue Wege erarbeiten – Kurzinterview Jugendberufsagentur Ludwigshafen

Zu den Faktoren, die der Jugendberufsagentur Ludwigshafen nicht nur in der Startphase geholfen haben, gehören moderierte Arbeitsformate unter Einbeziehung aller beteiligten Rechtskreise, Offenheit und Vertrauen auf allen Handlungs- und Entscheidungsebenen sowie der Aufbau eines qualitativen Reportings. Das so entstandene und zusammengewachsene Team kann auf Veränderungen gut reagieren und Partner routiniert einbinden.

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Gebäude der Jugendberufsagentur Bielefeld, Aussenansicht

Ein gemeinsames Ziel ist erforderlich – Kurzinterview JBA Bielefeld

Die Unterstützung von jungen Menschen beim Übergang von der Schule in den Beruf steht in der Stadt Bielefeld seit vielen Jahren ganz oben auf der Tagesordnung. Im Jahr 2007 wurde das Bielefelder Jugendhaus gegründet, in das die Jugendberufshilfe der Stadt Bielefeld bei der Regionalen Personalentwicklungsgesellschaft mbH (REGE) und das Jobcenter Arbeit plus einzogen. Seit 2016 gibt es eine Jugendberufsagentur.

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Wartebereich des Jugendberufsservice Altenburger Land

Partizipation in allen Phasen – Kurzinterview Jugendberufsservice Altenburger Land

Schon bevor Level 3, der Jugendberufsservice im Landkreis Altenburger Land, seine Arbeit aufgenommen hat, wurden die zukünftigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht nur in die inhaltliche und organisatorische Vorbereitung eingebunden, sondern auch in die Planung für den Umbau und die Gestaltung der Räumlichkeiten. Die unterschiedlichen Denk- und Handlungsweisen von Arbeitsverwaltung und Kommunen können heute offen thematisiert werden, so dass neue, gemeinsame Ansätze gefunden werden.

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Ausschnitt aus der Website der Jugendberufsagentur Görlitz

Hauptamtliches Projektmanagement – Kurzinterview Jugendberufsagentur Görlitz

Die Jugendberufsagentur Görlitz ist eine virtuelle Berufsagentur. Sie arbeitet auf der Grundlage einer Kooperationsvereinbarung, die im Mai 2016 geschlossen wurde. Um die vorhandenen Angebote von Agentur für Arbeit, Jobcenter und Jugendhilfe zielgerichtet zu bündeln, setzt sie auf ein hauptamtliches, bereichsübergreifendes Projektmanagement, das die Koordination übernimmt. Es gibt regelmäßige Schulungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Informationsveranstaltungen für Kooperationspartner.

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