Wir setzen auf ein hauptamtliches Projektmanagement

Kurzinterview mit Ute Wolf von der Jugendberufsagentur Landkreis Görlitz

01.02.2021

Die Jugendberufsagentur Görlitz ist eine Kooperation zwischen der Agentur für Arbeit Bautzen, dem Jobcenter und dem Jugendamt des Landkreises Görlitz. Sie ist als eine virtuelle Jugendberufsagentur gestaltet. Zu den Partnerinnen und Partnern für eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit vor Ort zählen Schulen, Unternehmen, Kammern und freie Träger. Damit folgt die Jugendberufsagentur der Idee, dass, je besser die Vielfalt der Angebote aufeinander abgestimmt ist und die lokale Vernetzung erfolgt, junge Menschen um so leichter bei ihrer individuellen und sozialen Entwicklung davon profitieren können. Ziel der Jugendberufsagentur ist es Transparenz zu schaffen und schnell und unkompliziert die erforderlichen Kooperationspartner, Maßnahmenträger  oder  Beratungsstellen einzubeziehen.

Copyright Informationen anzeigenFoto von Ute Wolf

Über Ute Wolf

Ute Wolf ist Leiterin des Sachgebiets Strategische Projekte im Jobcenter Landkreis Görlitz. In dieser Funktion ist sie Mitglied in der Projektgruppe der Jugendberufsagentur Görlitz . Zu den Aufgaben der Projektgruppe gehören zum Beispiel die Koordinierung der Partner mit ihren speziellen Angeboten sowie die Entwicklung der Angebote und Kommunikation untereinander.

Der Einsatz eines bereichsübergreifenden Projektmanagements ist auf jeden Fall zu empfehlen. Das ist eine Anlaufstelle für alle Beteiligten sowie für die Partnerinnen und Partner der Jugendberufsagentur.

Welche Schritte würden Sie neu zu gründenden Jugendberufsagenturen empfehlen, um die rechtskreisübergreifende Zusammenarbeit in Gang zu bringen?

Jeder einzelne Bereich muss sich transparent und umfassend darstellen, denn die verschiedenen Rechtskreise haben unterschiedliche "Sprachen", Schwerpunkte und Zuständigkeiten. Man muss die Aufgaben definieren und die Prozesse und Maßnahmen abklären, die beim jeweiligen Partner ablaufen, um sie gewinnbringend für die Jugendlichen zu bündeln.

Es ist wichtig, keine Konkurrenzsituationen aufzubauen und über den eigenen Bereich hinauszuschauen. Nur so entsteht eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Man muss immer wieder miteinander reden und sich motivieren, flexibel zu sein und umzusteuern, wenn es erforderlich ist. Ich plädiere für Geduld! Es erfordert Zeit, bis die Schnittmengen klar definiert sind.

Nach ersten Erfolgen und Vorstellungen in der Öffentlichkeit muss immer wieder an der Zusammenarbeit und Kommunikation gearbeitet werden. Zum Beispiel erschwert wechselndes Personal auf der Arbeitsebene eine kontinuierliche Entwicklung.

Und bei alledem darf man nicht vergessen, dass die Jugendlichen immer im Mittelpunkt stehen und das Angebot einer Jugendberufsagentur aus ihrer Sicht betrachtet werden muss.

Jugendberufsagenturen sind durch fachübergreifende Kooperationen gekennzeichnet. Wie lässt sich eine vertrauensvolle Zusammenarbeit und positive Gesprächskultur initialisieren?

Man muss von Anfang an eine feste Aufgabenzuweisung entwickeln und diese dann auch praktizieren. Sie muss so gestaltet werden, dass sie transparent und abrechenbar ist. Es ist sinnvoll, dies in einer Kooperationsvereinbarung festzuschreiben.

Die Umsetzung erfolgt bei uns über eine Steuerungsgruppe (Behördenleitungen) und eine Projektgruppe (Mitarbeitende der Arbeitsebene unter Einbeziehung weiterer Beteiligter). Die Projektgruppe besteht aus Berufsberaterinnen und -beratern der Agentur für Arbeit, aus Arbeitsvermittlerinnen und -vermittlern oder dem Fallmanagement U 27 des Jobcenters sowie aus dem Ambulanten Sozialen Dienst (ASD) des Jugendamtes. Hier im Landkreis Görlitz sind auch das Landesamt für Schule und Bildung und die Kreisentwicklungsgesellschaft mit dabei.

Generell halte ich den Einsatz eines bereichsübergreifenden Projektmanagements, das die Projektkoordination übernimmt, für empfehlenswert. Eine solche Stelle ist Ansprechperson für alle Beteiligten und Netzwerkpartner. Sie kann Querschnittssaufgaben übernehmen und als Trainerin oder Multiplikator auf allen Ebenen fungieren.

Welche Hürden mussten Sie nehmen oder welche Vorbehalte überwinden?

Vorbehalte gab es insbesondere auf der Ebene der Mitarbeitenden, durch die unterschiedlichen Sichtweisen und Wahrnehmungen. Diese zu erkennen und in Motivation für die neue Aufgabe umzuwandeln und dann aufrechtzuerhalten, ist besonders wichtig. Auf der organisatorischen Seite muss doppelte Arbeit beseitigt werden, so dass klar wird, welche Vorteile die Zusammenarbeit hat. Datenschutzfragen müssen, unter Einbeziehung der Datenschutzbeauftragten, durch alle an der Kooperation Beteiligten geklärt werden.

In der praktischen Arbeit muss im Erstgespräch mit den Jugendlichen oder ihren Eltern Vertrauen aufgebaut werden, unabhängig von der Zuständigkeit der kontaktierten Stelle. Die Zuständigkeit wird anschließend durch die Partnerinnen und die Partner abgeklärt und die Lösung des Problems auf den Weg gebracht. Hier gibt es viele Vorbehalte und es kommt auf das professionelle und einfühlsame Verhalten der ersten Kontaktperson an.

Welche Arbeitsformen oder Gesprächs- und Sitzungsformate haben sich in der Praxis bewährt?

Unsere Steuerungsgruppe trifft sich drei- bis viermal im Jahr, die Projektgruppe mindestens sechsmal jährlich und – wenn nötig – anlassbezogen. Wir haben ein regelmäßiges Controlling und führen Auswertungen mit dem Selbstbewertungstool durch. Den jeweiligen Ist-Stand visualisieren wir dann in der Projekt- und in der Steuerungsgruppe.

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden regelmäßig geschult, ganz gleich, ob sie von der Agentur für Arbeit, aus dem Jobcenter oder dem Jugendamt kommen. Die JBA GR nimmt an Veranstaltungen der einzelnen Kooperationspartner teil.

Wir legen Wert auf die Weiterentwicklung und Pflege unserer virtuellen Plattform und schulen deren Administratorinnen und Administratoren regelmäßig. Außerdem machen wir Werbung für die Jugendberufsagentur und pflegen eine zielgruppengerechte Kommunikation über neue Medien wie YouTube.

Ausgehend davon, dass die Prozesse nicht linear verlaufen: Welche Phasen haben Sie erlebt und was haben Sie getan, um eine positive Dynamik aufrechtzuerhalten?

Nach der Phase der Begeisterung zu Beginn kommt es in der Umsetzung, im Arbeitsalltag, zu einer Phase mit schwindendem Enthusiasmus. Dann sind Ausdauer und Kontinuität gefragt. Ein übergreifendes Projektmanagement kann hier viel bewirken und die Partnerorganisationen zusammenhalten. Ich empfehle deshalb auch dringend den Einsatz eines hauptamtlichen Projektmanagements, damit Koordinationsaufgaben in vollem Umfang umgesetzt werden können.

Eine positive Dynamik wird durch Präsenz und Kommunikation auf allen Ebenen erreicht und aufrechterhalten! Das wird möglich durch ein vertrauensvolles Miteinander der beteiligten Organisationen, das durch die Haltung und Arbeit der umsetzenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Multiplikatorinnen und Multiplikatoren entsteht.

Wie sieht für Sie eine optimale Form der rechtskreisübergreifenden Zusammenarbeit im Hinblick auf die Gestaltung von Kommunikation und Kooperation aus?

Unsere Basis ist eine Kooperationsvereinbarung, die die Aufgabenzuweisung und die Arbeitsweise der unterschiedlichen Ebenen regelt. Dazu gehören die regelmäßige Kommunikation der Partnerinnen und Partner auf und zwischen den entsprechenden Ebenen sowie eine feste Arbeitsplanung, die abrechenbar gestaltet ist. Im Blickpunkt ist bei uns immer die oder der Jugendliche, darum wollen wir nicht nur transparent, sondern situationsangepasst und flexibel agieren. Um wirklich zukunftsorientiert handeln zu können, müssen wir "modern" kommunizieren und kooperieren.

Wir setzen systematisch Elemente der Steuerung, der Kontrolle und der Planung ein und nutzen dafür auch das Selbstbewertungstool der Bundesagentur für Arbeit.

Das Selbstbewertungstool soll Jugendberufsagenturen bei der qualitativen Weiterentwicklung ihrer rechtskreisübergreifenden Zusammenarbeit unterstützen. Das Verfahren wurde durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales, die Bundesagentur für Arbeit, den Deutschen Landkreistag und den Deutschen Städtetag entwickelt. Es steht seit 2019 bundesweit zur Verfügung.

Welche Vorteile bringen virtuelle Formate der Zusammenarbeit auch mit Blick auf die aktuellen Herausforderungen durch die Corona-Krise mit sich?

Was wir nicht erst pandemiebedingt gelernt haben, ist, alle Medien zum richtigen Zeitpunkt einzusetzen. Persönliche Präsenztermine werden weniger oder fallen ganz weg. Die virtuelle  Fallbearbeitung kann sofort erfolgen, das bedeutet für uns Ressourceneinsparung und -sicherheit.

Vertrauensaufbau bei einer Ansprechpartnerin oder einem Ansprechpartner kann auch auf digitalem Weg erfolgen. Zum Beispiel die Vorabklärung der Zuständigkeiten, die Information über Maßnahmenangebote und die Abstimmung über mögliche weitere Schritte.

Die digitalen Formate bringen auch Arbeitserleichterung und Zeitersparnis mit sich. Ein besetztes Telefon zum Beispiel verlangt immer wieder Neuwahl und Warten. Man wird herausgerissen aus einem neuen Thema, einem neuen Fall.

Ganz wichtig bei digitalen Formaten ist natürlich die Datenschutzkonformität. Alle Erfordernisse zur Datensicherheit müssen geklärt werden, zunächst einmal die technische Seite. Dann das persönliche Vorhalten der erforderlichen, abgestimmten und geprüften Formulare.

Auf jeden Fall wollen wir den Einsatz neuer Medien weiter befördern. Unsere Ausbildungsmesse des Landkreises Görlitz wurde – bedingt durch Corona –, zum Beispiel als ONLINE INSIDER durchgeführt. Jeder Aussteller hat dort einen virtuellen Messestand und präsentiert sich mit seinen Angeboten. Die Ansprechpersonen sind dann per Telefon und Chat zu erreichen. Aus dem Messeangebot im September 2020 hat sich ein dauerhaftes Angebot entwickelt, an dem auch die JBA GR beteiligt ist.

Wir sind eine virtuelle JBA und wollen den Einsatz neuer Medien weiter befördern!

Copyright Informationen anzeigenLogo der JBA Görlitz

Die Jugendberufsagentur Görlitz

Jugendliche und junge Erwachsene in Ausbildung und Beschäftigung zu bringen und ihnen damit die aktive Teilhabe am Arbeitsleben und in der Gesellschaft zu ermöglichen, ist das Ziel der Jugendberufsagentur im Landkreis Görlitz. Vor allem denjenigen mit besonderem Förderungsbedarf soll die enge rechtskreisübergreifende Zusammenarbeit erleichtern, alle für sie notwendigen Leistungen während des Übergangs von der Schule in die Ausbildungs- und Arbeitswelt zu erhalten.

Website der Jugendberufsagentur Görlitz
Inhaltlich verwandte Beiträge

Inhaltlich verwandte Beiträge

Copyright Informationen anzeigenPortraitfoto Barbara Kiepenheuer-Drechsler

Wenn voneinander Lernen Früchte trägt

Durch die Kooperation im Rahmen einer Jugendberufsagentur wird für die beteiligten Akteure ein Prozess eingeleitet, der es ihnen ermöglicht, voneinander zu lernen und Verständnis für die Arbeitsweise der jeweils anderen zu gewinnen, legt Dr. Barbara Kiepenheuer-Drechsler vom f-bb in ihrem Gastbeitrag dar. Für die jungen Menschen werden so die Wege in der Beratung kürzer und sie finden schneller das passende Angebot.

Zum Gastbeitrag
Copyright Informationen anzeigenPortrait der drei Frauen des Leitungsteams

Wir haben uns neue Wege erarbeitet

Das Leitungsteam aus Ludwigshafen berichtet, welche Faktoren nicht nur in der Startphase wichtig waren. Dazu zählen moderierte Arbeitsformate unter Einbeziehung aller beteiligten Rechtskreise, Offenheit und Vertrauen auf allen Handlungs- und Entscheidungsebenen sowie der Aufbau eines qualitativen Reportings und die Begleitung durch das Institut für Sozialpädagogische Forschung Mainz.

Zum Kurzinterview
Copyright Informationen anzeigenPortraitfoto Klaus Siegeroth

Ein gemeinsames Ziel ist erforderlich

Im Jahr 2007 wurde das Bielefelder Jugendhaus gegründet, in das die Jugendberufshilfe der Stadt Bielefeld bei der Regionalen Personalentwicklungsgesellschaft mbH (REGE) und das Jobcenter Arbeit plus einzogen. Seit 2016 gibt es eine Jugendberufsagentur. Klaus Siegeroth,  Geschäftsführer der REGE, erläutert im Kurzinterview, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit die Zusammenarbeit gelingt.

Zum Kurzinterview
Copyright Informationen anzeigenFoto von Jörg Neumerkel

Partizipation in allen Phasen hat sich bewährt

Im Jugendberufsservice Altenburger Land wurde das Personal nicht nur in die inhaltliche und organisatorische Vorbereitung mit einbezogen, sondern auch in die Planung des Umbaus und der Gestaltung der Räumlichkeiten. Koordinator Jörg Neumerkel berichtet, dass dadurch die  unterschiedlichen Denk- und Handlungsweisen von Arbeitsverwaltung und Kommunen heute offen thematisiert und positiv genutzt werden können.

Zum Kurzinterview