Der rechtssichere Austausch von Daten

Rechtskreisübergreifende Zusammenarbeit unter Wahrung des Datenschutzes

Für Fachkräfte in Jugendberufsagenturen ist der Austausch von personenbezogenen Daten für die rechtskreisübergreifende Fallarbeit sehr wichtig – ebenso wie die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Um einen rechtssicheren Datenaustausch zwischen den Institutionen zu gewährleisten, gibt es verschiedene Ansätze. Eine bundesweit verfügbare Lösung bietet das von der Bundesagentur für Arbeit entwickelte IT-System YouConnect.

Copyright Informationen anzeigenEin Bildschirm mit Symbolen zum Datenschutz und zur Vernetzung.

Der Austausch von personenbezogenen Daten ist eine wichtige Grundlage für die gemeinsame Fallarbeit der Rechtskreise SGB II, III und VIII, um jungen Menschen am Übergang von der Schule in die Ausbildung möglichst individuell und ganzheitlich helfen zu können. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stimmen sich über die Grenzen ihrer jeweils eigenen Institution ab, klären die Zuständigkeit und entwickeln gemeinsam einen Plan, welche Maßnahmen der drei Leistungsträger für den jeweiligen Fall die beste Unterstützung bieten. Doch der Austausch von Informationen zwischen den Fachkräften verschiedener Rechtskreise ist aus Datenschutzgründen häufig erschwert.

Austausch personenbezogener Daten – Keine Selbstverständlichkeit in gemeinsamen Fallberatungen

Es ist keine Selbstverständlichkeit, dass Fachkräfte in Jugendberufsagenturen Informationen für rechtskreisübergreifende Fallbesprechungen personenbezogen teilen können. Denn eine Jugendberufsagentur oder ein anders benanntes rechtskreisübergreifendes Kooperationsbündnis ist keine eigene Behörde. Die drei Sozialleistungsträger kooperieren zwar miteinander, behalten dabei jedoch ihren Status als selbstständige Institutionen. Aus diesem Grund gelten bei der Zusammenarbeit der Kooperationspartnerinnen und -partner die Vorschriften des Datenschutzes.

Viele Jugendberufsagenturen haben ergänzend zu ihren Kooperationsvereinbarungen sogenannte "Schnittstellenpapiere" erarbeitet. Die darin enthaltenen Verfahrensregelungen beschreiben Arbeitsabläufe, wie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den Schnittstellen in bestimmten Fallkonstellationen rechtssicher zusammenarbeiten können. Kann ein Einzelfall aber durch keine Verfahrensregelung abgedeckt werden, so gilt: Sofern keine explizite Einverständniserklärung zur Datenweitergabe durch die betreffende Person erteilt wurde, dürfen ausschließlich anonymisierte Fallbesprechungen stattfinden.

Hinzu kommt: Seit der Einführung der Datenschutzgrundverordnung 2018, hat sich das Bewusstsein für den korrekten Umgang mit personenbezogenen Daten nochmals verstärkt. Gleiches gilt für die Konsequenzen bei Missachtung des Datenschutzes für die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Zielsetzungen wie eine bedarfsorientierte Beratung, lückenlose Begleitung oder warme Übergaben sind unter diesen Umständen nicht immer umsetzbar.

Zwischen den verschiedenen Rechtskreisen gilt der Datenschutz – denn die Institutionen behalten ihren selbstständigen Status bei.

Einzelne Jugendberufsagenturen haben für sich eigene Ansätze zum Datenaustausch entwickelt. Ziel dabei ist es, dass die Fachkräfte aus verschiedenen Rechtskreisen im jeweiligen Einzelfall auf personenbezogene Informationen zu jungen Menschen mit Unterstützungsbedarf zugreifen können. So sollen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der rechtskreisübergreifenden Zusammenarbeit rechtlich abgesichert, aber nicht durch den Datenschutz beschränkt werden. Die Ansätze reichen von Kooperationsbögen über den Einsatz einer Cloud für den Datentransfer bis zu einer gemeinsamen Datenbank. Die Entwicklung dieser Ansätze wie auch das Betreiben der IT-basierten Verfahren ist allerdings stets mit großem Aufwand und rechtlichen Hürden verbunden.

YouConnect – bundesweites IT-System für den Datenaustausch

Diese Vorstöße einzelner Jugendberufsagenturen zeigen, wie zentral der Datenaustausch für die rechtskreisübergreifende Zusammenarbeit ist. Um bundesweit allen rechtskreisübergreifenden Kooperationsbündnissen einen rechtssicheren Datenaustausch zu ermöglichen, entwickelte die Bundesagentur für Arbeit daher das IT-System YouConnect. Die Entwicklung erfolgte in enger Abstimmung mit dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales, dem Deutschen Landkreistag und dem Deutschen Städtetag. YouConnect wurde im dritten und vierten Quartal 2020 mit ausgewählten Kooperationspartnern erfolgreich erprobt.

Mit YouConnect können die Mitarbeitenden der Jugendberufsagentur personenbezogene Daten rechtssicher untereinander austauschen.

Das Ziel von YouConnect ist es, dass alle Jugendberufsagenturen auf eine IT-Lösung zurückgreifen können, die garantiert, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Bearbeitung von Fällen personenbezogene Daten rechtssicher untereinander austauschen. Indem die Mitarbeitenden digital auf die gleichen Daten zugreifen und zusammenarbeiten können, ist eine zielgerichtete und passgenaue Unterstützung junger Menschen möglich, die rechtskreisübergreifend abgestimmt wurde. Dadurch werden kürzere Wege im Rahmen der geltenden sozialdatenschutzrechtlichen Bestimmungen ermöglicht, Integrationsmöglichkeiten erhöht und Förderlücken oder Doppelförderungen reduziert.

Seit dem 1. Januar 2021 steht YouConnect unter dem Motto "Gut vernetzt. Besser beraten" für alle Jugendberufsagenturen bundesweit zur Verfügung.

Mehr Informationen zu YouConnect

Mehr Informationen zu den Vorteilen und der Nutzung von YouConnect finden Sie auf der Website der Bundesagentur für Arbeit.

BA: Informationswebsite über YouConnect
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Copyright Informationen anzeigenScreenshot des Erklärvideos

Erklärvideo "Datenaustausch mit YouConnect"

Das Video "Wie der Datenaustausch am Übergang Schule – Beruf erleichtert werden kann" bietet grundsätzliche Informationen zum IT-System YouConnect, das von der Bundesagentur für Arbeit entwickelt worden ist. In knapp drei Minuten werden hier anhand von Fallbeispielen die verschiedenen Funktionen, die Handhabe und Anwendungsbereiche des Tools erklärt.

YouTube: ERklärvideo
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Selbstbewertung für Jugendberufsagenturen

Die Bundesagentur für Arbeit hat gemeinsam mit dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales und den Kommunalen Spitzenverbänden ein Verfahren zur Selbstbewertung von Jugendberufsagenturen entwickelt. Das Verfahren kann bei der qualitativen Weiterentwicklung der rechtskreisübergreifenden Zusammenarbeit unterstützen.

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Cover der Publikation

Arbeitshilfe zum Sozialdatenschutz

Die Arbeitshilfe ist abgestimmt zwischen dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales, dem Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend, der Bundesagentur für Arbeit, dem Beauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, allen Bundesländern, dem Landkreis- und dem Städtetag sowie dem Deutschen Verein. Stand: September 2021

Website BMAS: Arbeitshilfe
Copyright Informationen anzeigenPortrait von Dirk Engelskind

Passende Unterstützung für jeden Bedarf

Um die unterstützenden Angebote zielgruppenorientiert, erfolgreich und wirtschaftlich effizient zu gestalten, planen die drei Rechtskreise im Jugendberufshaus Dortmund die Maßnahmen gemeinsam. Im Interview berichtet Dirk Engelsking über die Vorgehensweise. Dabei geht er auch auf den Nutzen von YouConnect ein, um das gemeinsame Angebot unter den Mitarbeitenden transparent zu machen.

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