Gemeinsame Angebote ermöglichen passende Unterstützung für jeden Bedarf

Interview mit Dirk Engelsking vom Jugendberufshaus Dortmund

09.04.2021

Das Jugendberufshaus Dortmund erreicht mit seinen Dienstleistungen jährlich rund 25.000 junge Menschen. Um die unterstützenden Angebote so zu gestalten, dass sie für die Zielgruppe erfolgreich und für das Jugendberufshaus wirtschaftlich effizient sind, planen die drei Rechtskreise die Maßnahmen gemeinsam. Dirk Engelsking ist seit 2013 verantwortlicher Bereichsleiter für alle "Dienstleistungen für junge Menschen" der Agentur für Arbeit und Mitglied der Jugendberufshaus-Projektgruppe. Im Interview erläutert er, welche organisatorischen Schritte erfolgen müssen, bis die Angebote für alle Partner und die Jugendlichen passen. Der Aufwand ist groß, zahlt sich aber in jeder Hinsicht aus.

Dirk Engelsking

Über Dirk Engelsking


Dirk Engelsking ist seit 2013 verantwortlicher Bereichsleiter für alle "Dienstleistungen für junge Menschen" der Agentur für Arbeit in Dortmund.
Neben der Berufsberatung vor dem Erwerbsleben leitet er die Bereiche "Berufliche Rehabilitation, Teilhabe" sowie den Arbeitgeberservice Ausbildung und die Arbeitsvermittlung für junge Menschen. Er ist Teil der dreiköpfigen Jugendberufshaus-Projektgruppe der drei Rechtskreise, die die geschäftspolitische, strategische und prozessuale Weiterentwicklung der Organisation verantwortet

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Herr Engelsking, warum ist es so wichtig, eine gemeinsame Angebotsplanung mit allen Rechtskreisen durchzuführen?

Copyright Informationen anzeigenHände, die einen Stift halten und Notizzettel sowie weitere Planungsunterlagen
Im Jugendberufshaus Dortmund werden Angebote gemeinsam geplant.

Eine gemeinsame Angebotsplanung der Rechtskreise ist für das Jugendberufshaus ein Schritt mit Vorbildcharakter. Dortmund ist eine netzwerk- und projektintensive Stadt mit unzähligen unterstützenden Angeboten für die Zielgruppen. Diese waren – das muss man ganz kritisch eingestehen – mitunter redundant und nicht optimal miteinander verzahnt. Da das Jugendberufshaus ein wichtiger Teil dieses Systems ist, fördern wir die gemeinsame Planung. Zwischen dem Jobcenter und der Agentur für Arbeit gibt es schon seit 2005 Abstimmungen und, da wo es geht, auch gemeinsame Ausschreibungen der ausbildungsfördernden Produkte sowie Maßnahmen der aktiven Arbeitsmarktpolitik.

Nachdem wir 2018 in einer selbstkritischen Reflexion die Wirkung eines ausbildungsfördernden Produktes hinterfragt haben und feststellen mussten, dass wir dort die notwendigen Strategien nicht Hand in Hand umgesetzt haben, hat das unseren Willen, uns besser abzustimmen, noch verstärkt. Unser gemeinsamer Planungsprozess stellt Transparenz zwischen den Rechtskreisen her. Das lohnt sich, auch wenn es erstmal in der Umsetzung herausfordernd ist: Jeder und jedem in der Führungsmannschaft – diese umfasst in unserem Haus fast 20 Team- und Bereichsleitungen – müssen die jeweiligen Produktausrichtungen klar und die Inhalte und Wirkung der Angebote bekannt und verständlich sein.

In der Folge müssen wir dieses Verständnis und Interesse auch bei allen  Mitarbeitenden herstellen und fördern, damit zielgerichtet auch in Richtung der anderen Rechtskreise beraten werden kann, wenn wir gemeinsame Fallverantwortlichkeiten haben. Im Endeffekt erhoffen wir uns eine bessere und breitere Wirksamkeit unseres Gesamtbudgets, das in Dortmund für junge Menschen jährlich fast 30 Millionen Euro beträgt. Unsere Idee: Wenn wir in allen Situationen, in denen es Sinn macht, gute Förder- und Unterstützungsketten vom niedrigschwelligen Angebot bis zum "High-End"-Produkt wirksam einsetzen, können wir mehr Jugendlichen bei gleichem Budget Unterstützung anbieten.

Durch gut abgestimmte Förder- und Unterstützungsketten können wir mehr Jugendliche bei gleichem Budget fördern.

Noch ein Plus: Die Zusammenarbeit mit unseren Bildungsträgern hat sich verbessert. Standardisierte Einkaufsprozesse stellen nicht immer die beste Unterstützungsqualität sicher, wenn man weder die Jugendlichen noch die Auftragnehmer eng begleitet. In der Vergangenheit haben wir viele Personalressourcen investiert, um mit Bildungsträgern Kritik- und Mängelgespräche zu führen. Das war vor allem dann ein schwieriger Prozess, wenn wir als Agentur für Arbeit und als Jobcenter mit dem gleichen Träger gearbeitet, aber unterschiedliche Maßstäbe angelegt haben.

Diese Zusammenarbeit haben wir in den letzten Jahren optimiert und treten nun gemeinsam als Jugendberufshaus auf. Das stärkt uns und ermöglicht uns, viele Prozesse harmonischer zu gestalten. Dazu haben wir beispielsweise in den Rechtskreisen SGB II und SGB III spezialisierte Mitarbeitende eingesetzt, die zusammen mit den Führungskräften die Kooperation mit unseren Trägern gestalten. Im Endeffekt soll der junge Mensch einen spürbaren Nutzen haben. Eine schnelle, abgestimmte Unterstützung, die hilft, persönliche und soziale Herausforderungen zu meistern oder eine Vermittlungsunterstützung zu erhalten. Die Mitarbeitenden der Rechtskreise tauschen sich aus und beraten den jungen Menschen in eine abgestimmte Richtung. Dadurch vermeiden wir Teilnahmen an im Einzelfall nicht zielführenden Maßnahmen und sparen am Ende den Jugendlichen nicht nur Zeit auf der Suche nach ihren beruflichen Weg, sondern auch Geld.

Wie organisieren Sie den gemeinsamen Planungsprozess im Jugendberufshaus Dortmund?

Der Planungsprozess verläuft als Zyklus. Die Besonderheit ist mit Sicherheit, dass grundsätzlich das Kalenderjahr ein anerkannter Ziel- und Ergebniszyklus ist, das Berufsberatungs- und Ausbildungsjahr aber von Oktober bis September verläuft. Als wir in der Projektgruppe das erste Mal über unsere gemeinsame Zielvorstellung gesprochen haben, wurde uns klar, dass wir drei unterschiedliche Planungskulturen miteinander vereinbaren müssen, wenn wir eine möglichst valide Angebots- und Unterstützungsplanung gestalten wollen. Dazu kommen externe Einflüsse, beispielsweise durch Angebote, die zu Projekten gehören. Solche Projekte laufen teilweise über mehrere Jahre und ihre Ausschreibungen werden mitunter recht überraschend veröffentlicht.

In unserem Planungsprozess sitzen wir als Führungsmannschaft des Jugendberufshauses im Mai zusammen und starten mit dem Kickoff für das kommende Kalender- und das übernächste Beratungsjahr. Zunächst tauschen wir unsere inhaltlichen Erfahrungen mit bekannten aber auch mit neuen Produkten aus. Wir debattieren über die fachliche Ausrichtung, den Platz des Produktes in unseren Förderketten und über inhaltlich notwendige Anpassungen, die wir anstreben wollen. Dies ist auch das Gremium, in dem wir über neue Produkt- und Förderideen sowie deren mögliche Umsetzung sprechen. Hier bringen die Teamleitungen schon erste Rückmeldungen aus den Reihen der Mitarbeitenden mit, wenn direkt in der Praxis Fehleinkäufe erkannt oder neue Ideen formuliert worden sind.

An vielen Stellen muss die Langfristigkeit der Planungen berücksichtig werden. Im Kontext der Sozialgesetzbücher (SGB) II und III müssen wir sowohl die Haushaltsjahre als auch die Budgets beachten und dazu die Einkaufszyklen unseres regionalen Einkaufszentrums. Die städtische Seite arbeitet stark mit der Personalbedarfsbestimmung, dort wird dann für spezielle Aufgaben eingestellt. Wir berücksichtigen auch verschiedene Fördermöglichkeiten aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds (ESF), kommunale oder landesspezifische Angebote, die nicht unbedingt in unserem Einflussbereich liegen, sowie Aktionen, die unsere Partner im Ausbildungsnetzwerk initiieren. All das lassen wir in unsere Überlegungen einfließen.

Bis Ende Juni werden in den Teams die bestehenden Angebote bewertet und Anregungen für neue Angebote gesammelt, für die dann auch die Qualitätsansprüche formuliert werden. Wenn es zu diesem Zeitpunkt schon möglich ist, sollen auch erste Aussagen zur Zahl der benötigten Plätze getroffen werden. Anfang Juli erfolgt in einem zweiten Führungskräfteworkshop eine Zusammenführung und Bewertung der rechtskreisbezogenen Ergebnisse.

Die Grobplanung soll bis Ende Juli stehen. Sie enthält bei gemeinsamen Angeboten auch Angaben zum Zuweisungsverfahren, hier insbesondere zum Personenkreis, dem diese Maßnahmen angeboten werden sollen. Die Feinplanung der jeweiligen Instrumente – in der jeweiligen Trägerverantwortung – erfolgt dann wieder rechtskreisgetrennt unter Berücksichtigung der tatsächlichen Haushaltsmittel, wobei die übergreifend abgestimmten großen Linien berücksichtigt werden. Dies erfolgt bis Ende August eines jeden Jahres. Zeitgleich startet die Projektgruppe auch mit der operativen und strategischen Ausrichtung unseres Integrationsprogramms für Jugendliche, das die großen jährlichen Handlungsschwerpunkte unserer geschäftspolitischen Ausrichtung nach innen und nach außen transparent macht. Bis Oktober soll dann die ausgearbeitete, detaillierte erste Planung vorhanden sein, die Bestandteil unseres Integrationsprogramms wird.

Copyright Informationen anzeigenDie Monate Mai bis Oktober sind als Halbkreise dargestellt, die mit fortschreitender Planung immer weiter gefüllt werden.

Schematische Darstellung der Planung im Jugendberufshaus Dortmund

Die größte Herausforderung, die dieser Prozess mit sich bringt ist, die Disziplin aufzubringen, immer in mindestens zwei Ebenen zu denken. Denn originär sind alle Führungskräfte und Mitarbeitenden des Jugendberufshauses immer noch Teil der entsendenden Organisationen Agentur für Arbeit, Jobcenter und Jugendamt. Hier muss es den Beteiligten fortlaufend gelingen, den Transfer zwischen den ursprünglichen internen Planungsprozessen und dem gemeinsamen Handeln im Jugendberufshaus herzustellen.

Wie finden Sie heraus, welche Angebote in welchem Umfang benötigt werden?

Eine besondere Relevanz – gerade auch in Bezug auf Budgetansatz und benötigte Platzkapazitäten – haben die Einkaufsangebote zur Ausbildungsvorbereitung seitens des SGB III und II. Wir haben ein strategisches Trägermanagement installiert, um den wirksamen und wirtschaftlichen Einsatz der Geldmittel sicher zu stellen. Wir haben als Jugendberufshaus Dortmund ein hohes Interesse daran, dass eingekaufte Dienstleistungen auf dem zugesicherten Qualitätsniveau durchgeführt werden. Sollte es Qualitätsdefizite geben, sollen diese frühzeitig erkannt und behoben werden. Die Mitarbeitenden des Trägermanagements überprüfen im Rahmen einer kontinuierlichen und engmaschigen Angebotsbetreuung, ob die Maßnahmenträger den an sie gestellten Qualitätsanforderungen gerecht werden. Neben der Maßnahmenverbesserung wollen wir auch erreichen, dass die aus der Qualitätssicherung gewonnenen Erkenntnisse bei der Auswahl zukünftiger Dienstleister angemessen berücksichtigt werden.

Wir haben ein strategisches Trägermanagement installiert, um den wirksamen und wirtschaftlichen Einsatz der Geldmittel sicherzustellen.

Das allgemeine Ziel der Qualitätssicherung von Arbeitsmarktdienstleistungen ist die Integration in Ausbildung und Arbeit und darüber hinaus die Zufriedenheit der jungen Menschen, die wir unterstützen. Dazu überwachen wir die vertragsgemäße Leistung des Trägers bei der Durchführung von Maßnahmen sowie den effizienten und effektiven Einsatz der zur Verfügung gestellten finanziellen Mittel. Regelmäßig befragen wir auch die Teilnehmenden nach deren Erfahrungen und Wirksamkeit des besuchten Angebotes.

Alle Beteiligten müssen erkennen, dass Produktplanung, Einkauf, Maßnahmenauslastung, Budgetwirkung und Maßnahmenqualität in unmittelbarer Wechselwirkung zueinanderstehen. Alle Faktoren haben Einfluss auf die Zielerreichung im Jugendberufshaus. Durch die enge Begleitung aller Teilnehmenden erfahren wir schnell und ehrlich, wo es in den Angeboten hakt, aber auch, was besonders gut läuft. Diese Erkenntnisse nutzen wir in den Rückkopplungsgesprächen mit den Auftragnehmern und in unserem Planungsprozess. Auch durch die intensive Kooperation mit den Netzwerkpartnerinnen und -partnern erhalten wir regelmäßig Informationen über Entwicklungen und Bedarfe der Zielgruppe, für die das Jugendberufshaus da ist.

Mit all seinen Dienstleistungen erreicht das Jugendberufshaus Dortmund jährlich rund 25.000 junge Menschen in unterschiedlicher Intensität. Wichtige Erkenntnisse aus den Beratungsangeboten, dem Erfolg der beruflichen Orientierung und der Auswertung relevanter statistischer Daten ermöglichen uns Rückschlüsse auf die Notwendigkeit von unterstützenden Angeboten. Auch vom Arbeitgeberservice der Agentur für Arbeit erhalten wir Impulse und Informationen zu unserer Ausrichtung am Ausbildungs- und Arbeitsmarkt.

Inwieweit berücksichtigen Sie in Ihrem Planungsprozess die Angebote weiterer regionaler Akteure, die für junge Menschen im Übergangsbereich relevant sind?

Unser Anspruch ist, dass das Jugendberufshaus auch Lotse und strategischer Gestalter in der kommunalen Jugendarbeit ist. Wir wollen Kenntnis über alle unterstützenden Angebote zur sozialen und beruflichen Integration haben und, soweit wir auch in den entsprechenden Netzwerkrunden, Projektgruppen und Beiräten der anderen Institutionen Einfluss haben, gestaltend mitwirken. Beispielhaft seien nur die Angebote im regionalen Ausbildungskonsens NRW oder die landesweit koordinierten zdi MINT Angebote genannt.

Im Ausbildungskonsens NRW haben sich die Landesregierung, die Organisationen der Wirtschaft, die Gewerkschaften, die Arbeitsverwaltung und die Kommunen zusammengeschlossen. Das Gremium begleitet die Entwicklung und Umsetzung der Ausbildungspolitik in NRW.

Zukunft durch Innovation.NRW, kurz: zdi, ist eine Gemeinschaftsoffensive zur Förderung des naturwissenschaftlich-technischen Nachwuchses in Nordrhein-Westfalen. Im ganzen Land verteilt gibt es inzwischen 47 zdi-Netzwerke und über 70 zdi-Schülerlabore.

Wie stellen Sie eine Transparenz über das Gesamtangebot innerhalb der Mitarbeiterschaft des Jugendberufshaus her?

Die Beteiligung der Mitarbeitenden ist unser wichtigstes Instrument bei der Herstellung von Transparenz. Wir sind der festen Überzeugung, dass unsere Kolleginnen und Kollegen in den Rechtskreisen am besten einschätzen können, was die jungen Menschen an Unterstützungsangeboten benötigen. Insofern finden sich viele ihrer Anregungen auch in der Produktplanung wieder. Die Rolle unserer Führungskräfte hierbei ist, die geplanten und abgestimmten Angebote in den Teams transparent zu machen, sodass die komplette Palette allen bekannt ist und eingesetzt werden kann.

Eines der wichtigsten Instrumente ist die Beteiligung der Mitarbeitenden. Wir müssen den Transfer zwischen den rechtskreisinternen Planungsprozessen und unserem Handeln im Jugendberufshaus herstellen.

In der internen Kommunikation nutzen wir ein eigenes digitales Ablagesystem als umfassendes Informationsmedium. In den Teams werden weitere digitale Werkzeuge wie OneNote oder webdav für alle drei Rechtskreise genutzt, sodass wir auch rechtskreisübergreifend Zugriff auf Besetzungsstände, Auslastungen und Rückmeldungen haben.

Wir haben regelmäßige Austauschformate, sowohl auf Mitarbeitenden- als auch auf Führungsebene, in denen die konkrete Zusammenarbeit bei der Unterstützung der jungen Menschen besprochen und weiterentwickelt wird. Seit Jahren fördern wir die gemeinsame Fallarbeit, sei es in Fallbesprechungen oder in gemeinsamen Fallberatungen zwischen allen drei Rechtskreisen. Unser exklusiver Kooperationspartner, der Fachbereich Schule der Stadt Dortmund, spielt hierbei eine wichtige Rolle, da wir hier nicht nur planerisch zusammenarbeiten, sondern auch individuelle Beratungsfälle miteinander besprechen. Die Einführung des webbasierten Fallbearbeitungsprogramms YouConnect der Agentur für Arbeit hilft uns auf Ebene der Mitarbeitenden, einen Austausch zwischen zwei oder drei beteiligten Partnern über sinnvolle und zielführende Angebote herzustellen.

Das bundesweit verfügbare IT-System YouConnect ermöglicht den rechtssicheren, digitalen Datenaustausch.

Wir haben erkannt, dass wir uns regelmäßig austauschen müssen, um das jeweilige Tun auch verstehen zu können. Da benötigen wir von allen Fach- und Führungskräften Bereitschaft in zweierlei Hinsicht: Bereitschaft zum Austausch an sich als auch die Bereitschaft, die Sichtweisen des anderen als ebenso wichtig zu akzeptieren, wie die eigenen. Aufgrund unserer jeweiligen Sozialisation in den entsendenden Organisationseinheiten gibt es als Grundlage vielfach kein gleiches Verständnis von Angeboten und Ansätzen. Und das ist gar nicht negativ gemeint – wir befinden uns im Jugendberufshaus in einer lernenden Organisation und gehen diesen Weg gemeinsam. In der Folge gelingt es uns so als Jugendberufshaus mit einer Sprache und mit einem Verständnis nach innen und nach außen zu kommunizieren.

Wir sind sehr gut in den regionalen Strukturen vernetzt und wollen transparent kommunizieren. Darum stellen wir unser jährliches Integrationsprogramm, das die Leitplanken unserer Arbeit darstellt, in den unterschiedlichsten Gremien vor. Dazu gehören zum Beispiel der Verwaltungsausschuss der Agentur für Arbeit, die Trägerversammlung im Jobcenter, der Schulausschuss sowie auch der Ausschuss für Kinder, Jugend und Familie der Stadt Dortmund. Wir sind aktiv in der "Arbeitsgemeinschaft § 78 SGB VIII Jugendberufshilfe" und in verschiedenen Beiräten auf kommunaler Ebene vertreten. Auch im Ausbildungskonsens NRW und in den Berufsbildungsausschüssen der Kammern. Darüber hinaus pflegen wir unser Trägernetzwerk und machen auch in der Trägerlandschaft in Dortmund unsere Planungen bekannt. Hier formulieren wir auch unsere Vorstellungen, wie wir und unsere beauftragten Partnerinnen und Partner qualitative Standards umsetzen wollen.

Wie machen Sie das Gesamtangebot den Jugendlichen bekannt?

Seite aus dem Internetauftritt des Jugendberufshauses; in farbigen Feldern sind verschiedene Themen benannt.
Seite aus dem Internetauftritt des Jugendberufshauses, die sich direkt an junge Menschen wendet.

Dazu nutzen wir vor allem die beruflichen Orientierungsveranstaltungen und die Beratungsgespräche, die die Mitarbeitenden im Jugendberufshaus anbieten. Grundsätzlich geht es bei Unterstützungsangeboten immer um eine individuelle Hilfe, sodass für die jungen Menschen die Kenntnis des Gesamtangebots meistens nicht erforderlich ist. Wir haben ähnlich gelagerte Angebote auf jeweils unterschiedlicher Rechtsgrundlage, sodass den Jugendlichen im Rahmen des Beratungsprozesses detailliert beschrieben wird, was wir uns als Wirkung erhoffen und wir stimmen die Teilnahme mit ihnen ab.

Unsere Förderketten sind in den vorangegangenen Jahren so gewachsen und aufeinander abgestimmt worden, dass wir für jeden Unterstützungsbedarf auch ein Angebot haben. Aber es gibt auch die Fälle, in denen Jugendliche auf uns zukommen und nach einem bestimmten Angebot fragen. Einige Angebote sind mittlerweile so bekannt, dass junge Menschen aufgrund von Mund-zu-Mund-Werbung gezielt nach Plätzen in solchen Angeboten fragen. Ein Beispiel ist unsere digitale berufsvorbereitende Bildungsmaßnahme BvB job@venture, die in NRW als Pilotprojekt gestartet war.

Mit BvBjob@venture, einem Angebot der Dortmunder Bildungs-, Entwicklungs- und Qualifizierungsgesellschaft (dobeq), lernen junge Menschen Berufe kennen, die eigenen Berufswünsche besser einzuschätzen und können einen Schulabschluss nachholen. Die Teilnehmenden gestalten das Angebot mit.

Das zentrale Medium unserer Außendarstellung sind vor allem wir selbst. Wenn wir unsere Angebote in den Schulen vorstellen, ist jede Beratungsfachkraft dort Marketingexpertin oder -experte für die Angebote des Jugendberufshauses. Das gilt auch für die Führungsmannschaft und die Projektgruppe in unseren Netzwerken. Nicht zu vergessen natürlich unsere drei Geschäftsführungen, die Multiplikatoren und Gestalterinnen der Ausrichtung des Jugendberufshauses sind. Darüber hinaus – gerade in dieser pandemiegeprägten Zeit – ist das Internet natürlich eine extrem wichtige Informationsquelle. Wir haben eine sowohl eine eigene Website mit Informationen und Angeboten als auch einem Veranstaltungskalender unter www.jugendberufshaus-dortmund.de. Zudem sind wir mit unseren Partnerinnen und Partnern auch eng über Social-Media-Kanäle und Internetseiten vernetzt, beispielhaft seien hier die guten Dortmunder Angebote unter www.dortmundatwork.de, www.zukunftsfinder.de oder www.jobville.de genannt. Im Netz bündeln wir Dortmunder Akteure unser Engagement, damit wir Jugendlichen, Eltern, Lehrkräften, Bildungsträgern und Unternehmen transparent darstellen können, wie, wo und wann, welche Unterstützung genutzt werden kann.

Damit junge Menschen nach ihrem Schulabschluss eine passende Ausbildung finden können, stellt das Regionale Bildungsbüro – Fachbereich Schule der Stadt Dortmund – auf einer Website und auf seinen Social-Media-Kanälen Dortmunder Unternehmen und Azubis vor, die bereits eine Ausbildung machen.

Das Portal zukunftsfinder.de macht Angebote für Jugendliche, die sich über Wege in ihre Zukunft informieren möchten. Außerdem gibt es Informationsmaterial für Eltern und Angebote für pädagogische Fachkräfte.

JobVille ist eine digitale Jobmesse für Suchende. Hier gibt es Unterstützung für Menschen auf ihren Wegen in die Arbeitswelt unter Berücksichtigung umweltverträglicher und fairer Arbeitsbedingungen.

Logo des Jugendberufshauses Dortmund

Über das Jugendberufshaus Dortmund

Das Jugendberufshaus Dortmund ist im Dezember 2015 als "One-Stop-Government" gegründet worden. Unter einem Dach unterstützen rund 250 Expertinnen und Experten der Dortmunder Agentur für Arbeit, des Jobcenters und des Jugendamtes junge Menschen mit vereinten Kräften auf ihrem Weg in Ausbildung und Beruf sowie bei persönlichen und sozialen Herausforderungen. Das gemeinsame Motto lautet "Mit uns in deine Zukunft".

Website Jugendberufshaus Dortmund
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