Eine Plattform für alle

Wie kam es dazu, dass Sie in der Jugendberufsagentur begonnen haben, die überaus-Plattform zu nutzen?

Los ging es damit, dass wir für die Entwicklung der berufswahlapp einen Austausch zwischen den Bundesländern benötigten und dafür die überaus-Plattform genutzt haben. Wir haben dabei gute Erfahrungen gemacht und haben die Plattform dann für die Überarbeitung unseres Handbuchs der Mindeststandards genutzt. Die Jugendberufsagentur hat zwölf Standorte, die aber unter der gemeinsamen Marke "Jugendberufsagentur Berlin" agieren. Deshalb haben wir unter anderem für die Mitarbeitenden ein Handbuch, in dem Mindeststandards der Zusammenarbeit festgehalten sind.
Für den Überarbeitungsprozess gab es eine Steuerungsgruppe und zehn themenspezifische Arbeitsgemeinschaften – da hat sich die Nutzung der Plattform angeboten, denn so konnten wir rechtskreisübergreifend Material ablegen und gemeinsam Dokumente bearbeiten. Die Corona-Pandemie hat dieses Vorgehen dann zusätzlich verstärkt, da wir viel aus dem Homeoffice arbeiten mussten.
   

© Jugendberufsagentur Berlin

Über die überaus-Plattform

Die Fachstelle für Übergänge in Ausbildung und Beruf (überaus) im Bundesinstitut für Berufsbildung bietet eine Plattform für Fachpersonen am Übergang Schule – Beruf an, damit sie sich vernetzen und zusammenarbeiten können. Sie verfügt über verschiedene Funktionen zur Kommunikation und zum Teilen von Informationen und Dateien. Die Plattform ist kostenfrei, bundesweit verfügbar und entspricht der Datenschutzgrundverordnung.

Informationen zur Plattform

Wer nutzt die Plattform innerhalb der Jugendberufsagentur und zu welchem Zweck?

Mittlerweile nutzen wir die Plattform auf verschiedenen Ebenen. Zum einen für den landesweiten Austausch auf Verwaltungsebene, etwa mit der Senatsverwaltung für Arbeit und der Regionaldirektion Berlin-Brandenburg; zum anderen für themenspezifische Arbeitsgruppen mit Mitarbeitenden der strategischen und der operativen Ebene. Diese Gruppen arbeiten beispielsweise an der Vorbereitung von gemeinsamen Fachtagen oder an der Planung größerer, standortübergreifender Weiterentwicklungen im Kontext von Inklusion und Flucht. Aber auch der Austausch und die Abstimmung innerhalb der regionalen Standorte findet teilweise mit überaus statt und zwischen den Anlaufstellen gibt es über die Plattform einen Austausch zu Beispielen guter Praxis. Durch die gemeinsame Dateiablage dieser Gruppen können wir Präsentationen und Handouts ablegen oder Fotos für die Öffentlichkeitsarbeit teilen. Und für die Führungsrunden können wir unsere Protokolle, Tagesordnungen und Dokumente an einem Ort speichern, auf den alle Partner zugreifen können. Für Meetings nutzen wir die Videokonferenz, die über die Plattform läuft.

Wie haben die Mitarbeitenden die Einführung der Plattform angenommen?

Die Einführung wurde dadurch sehr erleichtert, dass alle Rechtskreise die Plattform gleichermaßen nutzen können. Gleichzeitig haben wir uns darauf geeinigt, dass jeder Rechtskreis selbst entscheidet, unter welchen Voraussetzungen überaus genutzt wird. Einige Mitarbeitende hatten auch Vorbehalte gegen die Nutzung, weil sie zusätzlich zu ihrem rechtskreisinternen System kein Weiteres nutzen wollten. Da die Agenturen zum Beispiel den gekapselten Browser nutzen müssen, erscheint es manchen ab und an etwas umständlich – wir versuchen motivierend zu arbeiten und zu zeigen, wie sinnvoll die Plattform sein kann – auch im Sinne der Nachhaltigkeit: Es müssen nicht mehr riesige Anlagen per Mail verschickt werden! Befürchtungen wurden auch hinsichtlich des Themas Doppelablage geäußert. Uns war wichtig, niemandem die aktive Nutzung der Plattform aufzuzwingen, deshalb gibt es eben auch Mitarbeitende, die überaus eher rezipierend nutzen, zum Beispiel das eingestellte Dokument nur lesen, aber nicht bearbeiten. Es gibt aber auch viele, die die Plattform gern und sehr aktiv nutzen und darüber in Arbeitsgruppen und -prozesse einsteigen. Was allerdings oft etwas zögerlich erfolgt, ist die eigenständige Gründung oder Verantwortungsübernahme eines Arbeitsraums.

Welche Funktionen der Plattform nutzen Sie am häufigsten?

Am häufigsten nutzen wir die Dateiablage für gemeinsame Arbeitsgruppen und die Videokonferenz. Diese Funktionen sind wirklich wichtig für uns, weil sie die Zusammenarbeit über verschiedene Standorte hinweg ermöglichen. Das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten kommt seltener vor, aber es ist auch eine nützliche Funktion, wenn es benötigt wird.

Gibt es auch Herausforderungen?

Ja, die gibt es. Beispielsweise gibt es Unterschiede im Kenntnisstand der Mitarbeitenden, was die Funktionen der Plattform angeht. Das führt manchmal zu doppelten Ablagen oder zu Unsicherheiten bei der Moderation von Videokonferenzen. Und natürlich gibt es hin und wieder technische Schwierigkeiten, wie etwa instabile Internetverbindungen bei Videokonferenzen.

Was sind aus Ihrer Sicht die Vorteile?

Der größte Vorteil ist, dass wir über die Plattform rechtskreisunabhängig zusammenarbeiten können. Es ist einfach viel effizienter, gemeinsam an Präsentationen oder Dokumenten arbeiten zu können. Auch die rechtskreisunabhängige Teilnahme an Videokonferenzen ist ein großer Pluspunkt.