Der rechtssichere Austausch von Daten

Jugendberufsagentur Bielefeld

YouConnect bietet uns die Chance, Jugendliche am Übergang Schule und Beruf noch vernetzter zu begleiten. Wenn verschiedene Partner an einem Fall beteiligt sind, hilft das Programm, gemeinsam den Beratungsprozess zu dokumentieren und Informationen zu Berufswünschen und Sachständen zu synchronisieren. Deshalb nutzen wir YouConnect auch dort, wo die Fachkräfte einen gemeinsamen Beratungsort haben und es Möglichkeiten für den direkten Austausch gibt, also für Beratungen in der Jugendberufsagentur und der Schule. Zudem nutzen wir YouConnect verstärkt für den Austausch und die Abstimmung mit Kolleginnen und Kollegen, mit denen wir keinen gemeinsamen Beratungsort haben. Das trifft insbesondere auf das Jugendamt und den Reha-Bereich zu.

Jugendberufsagentur Saalekreis

Oft wird in Erstgesprächen schnell klar, dass die Beteiligung eines weiteren Rechtskreises sinnvoll oder sogar dringend nötig ist. Dies begründet sich in der unterschiedlichen Hilfestruktur sowie Schwerpunktsetzung der Partner im Rahmen der Jugendberufsagentur. Um die Kolleginnen und Kollegen der jeweils anderen Rechtskreise hinzuzuziehen, nutzen wir YouConnect aus den folgenden Gründen:

• Das System erleichtert die gemeinsame Fallarbeit im Flächenlandkreis, da die einzelnen Häuser räumlich weit voneinander getrennt sind.
• Die Aufgabenerledigung kann verbindlich geklärt und für alle nachvollziehbar dokumentiert werden. Insbesondere, wenn eine räumliche Trennung besteht und mehrere Personen gemeinsam an einem Fall arbeiten.
• Die Fallbearbeitung kann unabhängig von persönlichen Netzwerken erfolgen. Egal ob die Kolleginnen und Kollegen neu auf der Stelle sind oder bereits jahrelange Erfahrung haben, ist die korrekte Weiterleitung der Information an den anderen Rechtskreis sichergestellt.
• Zudem ist eine datenschutzsichere Kommunikation mit anderen Rechtskreisen dadurch gewährleistet.

Auch vor dem Hintergrund der stetig (schneller) voranschreitenden Digitalisierung, scheint uns die Nutzung einer digitalen Kommunikationsplattform innerhalb der Verwaltungsstrukturen ein Schritt in die richtige Richtung zu sein.

Jugendberufsagentur Kamp-Lintfort

Den Einsatz von YouConnect haben einige Kolleginnen und Kollegen zunächst skeptisch betrachtet. Denn für das Jobcenter und die Agentur für Arbeit gab es bereits ein zusammenhängendes IT-System, nämlich Verbis, das zum Austausch im Beratungsprozess genutzt wurde. Deshalb gab es zunächst Unverständnis darüber, weshalb es ein weiteres IT-Tool geben muss, verbunden mit der Sorge, dass dies mit einer doppelten Dokumentation einhergehen wird. Da YouConnect aber eine Schnittstelle zu Verbis bietet, ist keine doppelte Pflege der Daten notwendig. Zudem haben unsere Fachkräfte festgestellt, dass durch die gemeinsame Datenpflege sogar Zeit eingespart werden kann, weil alle Beteiligten über den gleichen Sachstand verfügen und sich nicht mehr gegenseitig "briefen" müssen. Deshalb ist die anfängliche Kritik nicht mehr vorhanden.

Jugendberufsagentur Bielefeld

Als Pilotstandort waren wir von Anfang an am Einführungsprozess beteiligt und haben dabei Pionierarbeit bei der Entwicklung des Tools geleistet. Während der Corona-Pandemie hat es einen Einführungsstopp gegeben. Doch seit wieder verstärkt Beratungen in Schulen durchgeführt werden können, was bedeutet, dass nicht immer alle Kolleginnen und Kollegen in der Jugendberufsagentur anwesend sind, nutzen wir YouConnect auch wieder stärker.

Um allen Kolleginnen und Kollegen die Nutzung von YouConnect zu erleichtern, gibt es in jedem Rechtskreis feste Ansprechpersonen, die bereits Schulungen zu YouConnect durchgeführt haben und auch heute noch bei Fragen zur Seite stehen.

Jugendberufsagentur Saalekreis

Der Landkreis Saalekreis war als Pilotierungsstandort bei der Entwicklung und Einführung von YouConnet bereits von Beginn an beteiligt.
Im ersten Schritt wurde ein Einführungsteam gegründet. Hierbei wurde aus jedem Rechtskreis ein Teammitglied benannt. Dieses Team stellte einen Koordinator, der die Einführung organisierte und die Schnittstelle zur Zentrale der Bundesagentur für Arbeit bildete.
In weiteren Schritten wurde ein Berechtigungskonzept erstellt. Dieses regelt, welche Bereiche (Abteilungen/Teams) und Personengruppen (Kundenberatung/Fallmanagement) YouConnect im Rahmen ihrer fachlichen Arbeit nutzen sollten. Im Rahmen der Erprobung und Einführung gab es regelmäßige Treffen des Einführungsteams, um auftretende Probleme direkt besprechen und klären zu können.
Als die technische Einführung abgeschlossen war, wurden alle berechtigten Nutzenden durch das Einführungsteam in der Anwendung an fünf halben Tagen geschult. Hierbei haben wir darauf geachtet, dass sowohl die Schulungsleitenden als auch die Teilnehmenden aus allen beteiligten Rechtskreisen zusammengestellt wurden.

Jugendberufsagentur Kamp-Lintfort

Wichtig ist, den Praktikerinnen und Praktikern in den Jugendberufsagenturen zu erklären, welchen Mehrwert YouConnect für ihre Arbeit liefert. Es dient nicht dazu mehr Daten zu erzeugen, die von der eigentlichen Arbeit mit Jugendlichen ablenkt; viel eher bietet das System eine zusätzliche Unterstützung, um eine gemeinsame zielführende Lösung in dem Beratungsprozess zu erarbeiten und umzusetzen. Alle Beteiligten können sehen, was gerade in anderen Rechtsbereichen stattfindet und ihre Beratung entsprechend auf ein gemeinsames Ziel mit den anderen Beteiligten ausrichten. Die jungen Menschen profitieren von diesem dialogischen Prozess der Beratungspersonen, weil schneller in ihrem Sinne agiert werden kann.

Jugendberufsagentur Bielefeld

Häufig gelingt in vielen Jugendberufsagenturen unter einem gemeinsamen Dach der Datenaustausch auf dem informellen Weg sehr gut. YouConnect bietet sich besonders dann an, wenn Kolleginnen und Kollegen Beratungen in Schulen durchführen oder eine Kooperation mit Partnerinnen und Partnern außerhalb der Jugendberufsagentur besteht. Zudem kann durch das System sichergestellt werden, dass Informationen verbindlich dokumentiert und ausgetauscht werden.

Jugendberufsagentur Saalekreis

Die Nutzung von YouConnect bietet aus unserer Sicht einen Mehrwert für die gemeinsame Fallbearbeitung und erleichtert die verbindliche Vereinbarung von Aufgaben. Wichtig ist, dass alle an der Kooperation beteiligten Rechtskreise eingebunden und mit der Nutzung des Programms vertraut sind, sowohl bei der Einführung als auch beim täglichen Betrieb. Denn der Mehrwert entsteht dadurch, dass YouConnect in der Praxis von allen Mitarbeitenden verwendet wird, damit sich alle Informationen auch dort wiederfinden.